Almanya’da şirket kurma süreci, seçilen şirket türüne bağlı olarak değişebilen birkaç adımdan oluşur. Genel olarak aşağıdaki temel adımlar izlenmelidir:

1. İş Planı ve Hazırlık: Öncelikle iş fikrinizi netleştirip kapsamlı bir iş planı hazırlayın. Pazar araştırması yapmak, rekabet koşullarını değerlendirmek ve finansal projeksiyonlar oluşturmak bu aşamanın parçasıdır. Ayrıca, eğer AB/AEA üyesi bir ülkenin vatandaşı değilseniz Almanya’da iş kurmak için uygun bir oturma izni/vize almanız gerektiğini unutmayın. İş planınız, olası vize başvurunuzda Alman makamlarını işinizin sürdürülebilir olduğuna ikna etmek için de kritik olacaktır. Bu aşamada, faaliyet göstereceğiniz sektörle ilgili özel izin veya lisans gerekip gerekmediğini de araştırmalısınız (örneğin bazı zanaatkar meslekler için ustalık belgesi şartı vardır).
2. Şirket Türünün ve İsiminin Seçimi: İhtiyaçlarınıza uygun şirket türünü (GmbH, UG, şahıs şirketi vb.) belirleyin. Her yapının sermaye, sorumluluk ve vergi konularında farklı sonuçları olacağını göz önünde bulundurun. Şirketiniz için yasalara uygun ve benzersiz bir ticaret unvanı seçin. Almanya’da şirket isimleri konusunda Ticaret Odaları (IHK) destek sunar; seçeceğiniz ismin başka bir şirket tarafından kullanılmadığından emin olmak için IHK’dan veya çevrimiçi ticaret sicili kayıtlarından isim uygunluğu konusunda bilgi alabilirsiniz. Özellikle “GmbH” veya “UG” gibi yasal ekler, şirket ünvanında belirtilmek zorundadır.
3. Gerekli Belgelerin Hazırlanması: Kuruluş için gereken belgeleri önceden hazırlayın. Bu belgeler arasında, kurucuların pasaport veya kimlik belgeleri, adres kayıt bilgileri ve gerekirse oturma izni belgesi bulunur. Eğer GmbH veya UG kuracaksanız, şirket ana sözleşmesi (Kuruluş Sözleşmesi) hazırlanmalıdır. Ana sözleşme; şirketin unvanını, faaliyet konusunu, sermaye miktarını ve ortakların paylarını içeren resmî belgedir. Genellikle bu sözleşme ve kuruluş belgeleri bir noter huzurunda hazırlanır ve onaylanır. Belgelerin Almanca dilinde ve doğru biçimde hazırlanması çok önemlidir. Yurtdışından temin edilen belgeler varsa, bunların apostil onaylı ve yeminli tercüman tarafından Almanca’ya çevrilmiş olması gerekebilir. Ayrıca şirket kuruluşu için Almanya’da bir işletme adresi göstermeniz zorunludur; bu sebeple bir ofis adresinizin (gerekirse sanal ofis bile olabilir) hazır olması gerekir.
4. Noter Onayı ve Şirket Sözleşmesinin İmzalanması: Almanya’da sermaye şirketlerinin (GmbH, UG gibi) kuruluşunda noter onayı şarttır. Tüm ortaklar (veya temsilcileri) noterde bir araya gelerek hazırlanan şirket sözleşmesini imzalar ve kuruluş beyannamesini onaylarlar. Noter, şirketin kuruluş belgelerini ve ana sözleşmesini resmi olarak tasdik eder​. Bu aşamada noter ücreti ve gerekirse tercüman ücreti gibi masraflar olabileceğini göz önünde bulundurun. Noter onayı tamamlandığında, noter sizin adınıza şirketin ticaret siciline (Handelsregister) tescili için başvuru yapacaktır​.
5. Sermayenin Yatırılması ve Banka Hesabı: Eğer seçtiğiniz şirket türü sermaye yatırımı gerektiriyorsa (özellikle GmbH veya asgari sermaye ile UG), şirket adına bir Alman bankasında hesap açıp sermaye tutarını bu hesaba yatırmanız gerekir. Banka, sermayenin yatırıldığına dair bir dekont veya teyit belgesi düzenler. Bu belge, noter tarafından ticaret siciline tescil başvurusunun tamamlanabilmesi için gereklidir​. Örneğin, bir GmbH kuruluşunda 25.000 € sermayenin en az 12.500 €’luk kısmının şirket hesabında bloke edilerek yatırıldığını gösteren banka yazısı, tescil için sunulur. Sermaye yatırma işlemi, şirketin mali yükümlülüklerini karşılayabileceğini göstermek açısından kritik bir adımdır.
6. Ticaret Sicili Kaydı: Noter onayı alınıp sermaye yatırıldıktan sonra, şirketiniz ticaret siciline (Handelsregister) kayıt edilir. Ticaret siciline kayıt, şirketin tüzel kişilik kazanması için yasal bir zorunluluktur. Noter, gerekli tüm belgeleri ve sermaye yatırıldığına dair kanıtı ticaret sicili müdürlüğüne ileterek tescil sürecini tamamlar. Ticaret siciline kaydınız onaylandığında şirketiniz resmen kurulmuş olur ve sicil gazetesinde ilan edilir. Ticaret sicil kaydı tamamlandığında, artık şirketiniz adına sözleşmeler yapabilir ve faaliyetlere başlayabilirsiniz. (GmbH ve UG için ticaret sicili kaydı zorunlu iken, küçük şahıs işletmeleri bu adımı atlayabilir.)
7. İşletme Kaydı (Gewerbeanmeldung): Şirketinizi kurduktan hemen sonra, işletmenizi faaliyet göstereceği yerin yerel ticaret dairesine (Gewerbeamt) kayıt ettirmelisiniz​. Bu işlem, şirket türünüz ne olursa olsun ticari faaliyete başlayabilmek için gereklidir (not: serbest meslek kapsamındaki bazı işler, örneğin danışmanlık veya sanatçılık faaliyetleri “Gewerbe” kapsamı dışında olup doğrudan vergi dairesine kayıt olabilir). Gewerbeanmeldung için genellikle bir form doldurulur ve şirket bilgileriniz, adresiniz, faaliyet konunuz gibi detaylar yerel makamlara bildirilir. İşletme kaydı tamamlandığında, ilgili ticaret dairesi bu bilgileri otomatik olarak vergi dairesine (Finanzamt) ve bağlı olunan meslek odalarına (örneğin Sanayi ve Ticaret Odası – IHK veya Esnaf ve Zanaatkarlar Odası – HWK) iletir. Bu sayede vergi kaydı süreci de başlamış olur.
8. Vergi Kaydı ve Numaraları: Ticari işletme kaydınızın ardından vergi dairesi (Finanzamt) sizinle iletişime geçerek işletme açılış formu gönderecektir. Bu formda şirketinizin faaliyet alanı, tahmini yıllık ciro, işveren durumunuz gibi bilgiler sorulur. Formu doldurup gönderdiğinizde, vergi dairesi işletmeniz adına bir vergi kimlik numarası (Steuernummer) oluşturur. Bu numara, müşterilerinize fatura kesebilmek ve yasal olarak iş yapabilmek için gereklidir. Eğer mal veya hizmet satışı yapacak ve belirli bir ciro eşiğini aşacaksanız, Katma Değer Vergisi (KDV) numarası (Umsatzsteuer-ID) başvurusu da yapmanız gerekir. Yeni kurulan küçük işletmeler, yıllık ciro belirli bir tutarın altında kalacaksa (2025 itibarıyla yaklaşık 22.000 €), Kleinunternehmer (küçük işletme) statüsünden faydalanarak KDV muafiyeti talep edebilirler; bu, vergi süreçlerinde başlangıçta kolaylık sağlar. Ayrıca şirketiniz bir çalışan istihdam edecekse, Alman Emeklilik Sigortası Kurumu’na ve sağlık sigortası kurumlarına da kayıt yapmanız ve işveren sicil numarası almanız gerekir. Tüm bu vergi ve yasal kayıt işlemlerinde GMGate size gerekli yönlendirmeleri yaparak doğru adımları atmanızı kolaylaştıracaktır.

Bu adımların tamamlanmasıyla birlikte Almanya’da şirketiniz resmi olarak faaliyete hazır hale gelecektir. Unutmayın: Almanya’da iş kurma süreci belirli bir zaman alabilir ve çeşitli bürokratik işlemler içerir. Her aşamayı dikkatlice planlamak ve gerekli evrakları eksiksiz hazırlamak, gecikmeleri önlemek açısından önemlidir. GMGate, sürecin her adımında ihtiyaç duyduğunuz rehberliği sağlayarak karşılaşabileceğiniz engelleri en aza indirmenize destek olur.